Comment organiser une soirée, du premier message à la dernière personne partie

Décidez d’abord ce que la soirée doit produire

Une soirée d’anniversaire, une crémaillère, une soirée de fin d’année entre collègues et une soirée de lancement associatif se ressemblent sur le papier et n’ont rien à voir dans la préparation. La question à se poser avant toute autre est simple : à quoi reconnaîtra-t-on que la soirée a réussi ? Si la réponse est « que les gens se soient parlé », la disposition de la pièce et le volume de la musique comptent plus que le buffet. Si c’est « que trente personnes soient venues », le travail porte sur l’invitation et les relances, pas sur la décoration.

Écrire cette phrase quelque part avant de commencer évite les trois quarts des arbitrages douloureux. Chaque fois qu’un choix se présente, on le tranche en regardant si l’option rapproche ou éloigne de ce résultat, et non en regardant ce qui ferait le plus joli.

Fixez la date avant tout le reste

Tant que la date bouge, rien ne peut avancer. Le lieu ne peut pas être réservé, les invitations ne peuvent pas partir, et surtout personne ne peut vous répondre. Chercher la date qui arrange tout le monde est la meilleure façon de ne jamais en avoir : à partir d’une dizaine de personnes, cette date n’existe pas.

La méthode qui marche consiste à proposer deux dates au maximum, à laisser trois jours pour répondre, et à trancher soi-même ensuite. Ceux qui ne peuvent pas viendront la prochaine fois. Une date fixée à contrecœur vaut mieux qu’une date jamais fixée.

• Évitez les ponts et les veilles de départ en vacances scolaires, où les réponses positives se transforment en annulations.
• Un jeudi soir remplit souvent mieux qu’un vendredi soir en ville, où la concurrence est rude.
• Annoncez une heure de fin, même approximative. Beaucoup de gens décident de venir parce qu’ils savent quand ils pourront partir.

Choisissez le lieu en fonction du nombre, pas l’inverse

L’erreur la plus courante consiste à réserver un lieu qu’on aime bien, puis à découvrir qu’il tient trente personnes alors qu’on en a invité soixante, ou l’inverse : une salle de cent places où quinze personnes se regardent de loin. Une soirée trop grande pour son monde est plus triste qu’une soirée un peu serrée.

Comptez large sur la place debout, environ un mètre carré utile par personne une fois retirés le buffet, le vestiaire et les zones de passage. Et vérifiez trois choses que personne ne vérifie avant d’avoir été pris une fois : les toilettes, le point d’eau, et la façon dont on entre quand on ne connaît pas l’adresse.

Fixez un nombre, et tenez-le

Une soirée sans jauge dérape dans un sens ou dans l’autre. Décidez d’un nombre maximum au moment où vous réservez le lieu, et considérez que les inscriptions ferment quand il est atteint. Ce n’est pas de la rigidité, c’est ce qui permet de commander la bonne quantité de nourriture et de savoir combien de chaises il faut.

Sur le nombre réel de présents, prévoyez une marge. Pour une soirée gratuite entre connaissances, il est prudent de tabler sur quatre présents pour cinq inscrits, et la marge se creuse quand l’événement est annoncé longtemps à l’avance ou quand l’inscription ne coûte rien ni en argent ni en effort. Cette marge se réduit beaucoup quand chacun reçoit un rappel la veille, ce qui est la raison d’être des rappels automatiques.

Posez le budget poste par poste, même s’il est petit

Un budget de soirée tient en six lignes. L’écrire prend dix minutes et évite la conversation pénible du lendemain sur qui a avancé quoi.

• Le lieu, location et caution comprises.
• La nourriture, en prévoyant une part par personne attendue plus dix pour cent.
• Les boissons, en comptant deux à trois verres par personne sur la première moitié de soirée.
• Le matériel qu’il faut louer ou acheter, sono, rallonges, verres, glacière.
• Ce qui revient à celui qui reçoit, sacs-poubelle, produits de nettoyage, la réserve qu’on n’ouvrira peut-être pas.
• Une ligne d’imprévu, dix pour cent du total, qui servira.

Si la soirée est partagée, annoncez la participation dans l’invitation elle-même et non trois jours avant. Une participation annoncée tard est perçue comme une facture surprise, et elle fait annuler.

Invitez une fois, relancez deux fois

Une invitation qui fonctionne tient en cinq informations : quoi, quand, où, ce qu’il faut apporter, et comment dire oui. Tout le reste est du décor. Le lien vers la page de l’événement fait le travail de l’adresse, du plan et du programme, et vous évite de répondre vingt fois à la même question dans une conversation de groupe.

Envoyez l’invitation entre deux et trois semaines avant, pas plus tôt. Au-delà, les gens disent oui sans regarder leur agenda et se décommandent ensuite. Relancez une fois une semaine avant, auprès de ceux qui n’ont pas répondu, et une dernière fois la veille, auprès de tout le monde. Ces trois messages font toute la différence entre une soirée à moitié pleine et une soirée pleine.

Le détail de la rédaction est traité dans comment écrire une invitation à laquelle on répond.

Écrivez le déroulé, même pour une soirée informelle

Personne n’a envie d’un programme minuté pour une soirée entre amis, et ce n’est pas ce dont il s’agit. Il s’agit de savoir à quelle heure le buffet s’ouvre, à quelle heure vous comptez dire deux mots si vous avez quelque chose à dire, et à quelle heure la musique monte. Trois repères suffisent à éviter le moment creux où tout le monde attend sans savoir quoi.

• La première demi-heure est la plus fragile : prévoyez que quelqu’un accueille, sert un verre et présente les gens qui ne se connaissent pas.
• Si vous devez prendre la parole, faites-le tôt, quand tout le monde est arrivé et que personne n’est encore parti.
• Annoncez la fin un quart d’heure avant, pour que le départ se fasse par vagues et non d’un coup.

Le lendemain compte pour la prochaine fois

Un message le lendemain, avec deux photos et un merci, coûte cinq minutes et double le taux de réponse de la soirée suivante. Les gens se souviennent d’avoir été invités par quelqu’un qui prend des nouvelles, pas par quelqu’un qui envoie des invitations.

Notez aussi, pendant que c’est frais, les trois choses que vous referiez autrement. C’est le seul moment où vous vous en souviendrez, et c’est ce qui rend la deuxième soirée nettement plus facile que la première.