Comment écrire une invitation à laquelle on répond

Une invitation répond à cinq questions, dans cet ordre

Celui qui reçoit votre invitation lui accorde quelques secondes. Pendant ces secondes, il cherche à savoir s’il est concerné et si la date lui va. Tout ce qui retarde ces deux réponses joue contre vous, y compris une belle introduction.

• Quoi : de quoi il s’agit, en une ligne, sans jeu de mots.
• Quand : la date, le jour de la semaine, l’heure de début et l’heure de fin.
• Où : le lieu avec son adresse complète, pas seulement son nom.
• Pour qui : ce qui dit au lecteur qu’il est bien concerné.
• Comment répondre : un lien, un bouton, une action unique.

Le reste, l’ambiance, le programme détaillé, les intervenants, a sa place sur la page de l’événement, pas dans le message. Un message court qui renvoie vers une page complète est lu ; un message complet n’est pas lu.

L’objet fait la moitié du travail

Si l’invitation part par courriel, l’objet décide de l’ouverture. Un objet qui contient la date et la nature de l’événement bat systématiquement un objet qui cherche à intriguer. « Soirée de fin d’année, jeudi 18 décembre » fonctionne mieux que « Une surprise vous attend ».

Écrivez le jour de la semaine en plus de la date. Le cerveau range « jeudi » dans l’agenda beaucoup plus vite que « 18 décembre », et c’est ce rangement que vous cherchez à provoquer.

Une seule action, et elle est visible

Une invitation qui propose de répondre par retour de message, de s’inscrire sur un formulaire et de confirmer auprès de quelqu’un obtient trois fois moins de réponses qu’une invitation qui propose une seule chose. Choisissez l’action, et n’en mettez pas d’autre.

Le bouton ou le lien doit dire ce qui va se passer. « Je viens » vaut mieux que « En savoir plus », qui n’engage à rien et laisse le lecteur reporter sa décision, c’est-à-dire l’oublier.

Dites ce qu’il faut apporter, et ce que ça coûte

Les deux informations que les gens cherchent et qui manquent presque toujours sont l’argent et la contribution attendue. Une participation annoncée dans un second message est perçue comme une mauvaise surprise, et elle fait annuler des gens qui auraient payé sans problème si on leur avait dit tout de suite.

• Si c’est gratuit, écrivez-le. Cela paraît évident et cela lève un doute réel.
• Si c’est payant, donnez le montant et ce qu’il comprend.
• Si chacun apporte quelque chose, dites quoi, et proposez une répartition plutôt que de laisser s’organiser.
• S’il y a une tenue attendue, dites-la simplement, sans code que tout le monde ne connaît pas.

Le lieu se donne comme si personne ne le connaissait

Le nom d’une salle ne suffit pas. Il faut l’adresse complète, l’étage ou le bâtiment s’il y a un doute, et la façon d’entrer quand l’entrée n’est pas évidente. Une porte d’immeuble avec un interphone sans nom fait renoncer plus de monde qu’on ne l’imagine, et personne ne vous le dira.

Ajoutez comment on vient : la station la plus proche, et si le stationnement est possible. Cinq lignes qui règlent la question de l’accès font venir des gens qui hésitaient pour une raison qu’ils n’auraient jamais exprimée.

Le bon moment pour envoyer

Trop tôt, l’invitation est oubliée. Trop tard, l’agenda est pris. Pour un événement informel, deux à trois semaines avant conviennent. Pour un événement professionnel qui demande de bloquer une journée, comptez quatre à six semaines, et pas davantage.

L’heure d’envoi compte aussi : un message envoyé le mardi ou le jeudi en milieu de matinée est lu, un message envoyé le vendredi à dix-huit heures est enterré par le week-end.

L’invitation seule ne suffit jamais. Ce sont les relances qui remplissent, et elles se préparent en même temps que l’invitation : voir quand et comment relancer sans harceler.

Les formulations qui coûtent des présences

• « Réservez la date » sans donner la date exacte. Personne ne réserve un mois approximatif.
• « Venez comme vous êtes » sans dire l’heure de fin. L’absence de cadre inquiète plus qu’elle ne rassure.
• « Plus d’informations à venir » : le lecteur attend ces informations, et n’inscrit rien dans son agenda.
• « N’hésitez pas à passer » : une invitation optionnelle est déclinée sans culpabilité, donc déclinée.
• Une liste de vingt destinataires en copie visible, qui transforme l’invitation personnelle en circulaire.

À l’inverse, la formule qui fonctionne le mieux est la plus directe : dites que vous comptez sur la personne, et dites pourquoi elle en particulier. Une invitation qui nomme quelqu’un obtient une réponse, même quand cette réponse est un refus, et un refus vaut mieux qu’un silence quand il faut commander des repas.