Quand et comment relancer sans harceler
Le calendrier des relances avant un événement, à qui les adresser, quoi écrire dans chacune, et le seuil à partir duquel une relance fait perdre des inscrits.
Une relance n’est pas une répétition
La relance qui agace est celle qui renvoie le même message une deuxième fois. Celle qui fonctionne apporte quelque chose de neuf : le programme qui vient d’être arrêté, le nom d’un intervenant confirmé, le nombre de places restantes, une précision sur l’accès. Le lecteur n’a pas l’impression d’être poussé, il a l’impression d’être tenu au courant.
C’est aussi ce qui vous protège du sentiment désagréable d’insister. Si vous avez quelque chose à dire, vous écrivez naturellement. Si vous n’avez rien, c’est le signe qu’il faut attendre ou trouver un angle.
Le calendrier qui fonctionne
Quatre messages suffisent pour un événement annoncé trois semaines à l’avance, et il ne faut pas en envoyer davantage. Chacun a une fonction différente et s’adresse à un groupe différent.
| Moment | Destinataires | Ce que le message apporte |
|---|---|---|
| Jour zéro | Tout le monde | L’invitation, avec les cinq informations essentielles |
| Une semaine avant | Ceux qui n’ont pas répondu | Le programme arrêté, ou le nombre de places restantes |
| Trois jours avant | Les inscrits | Les précisions pratiques, l’accès, l’horaire, le lien d’annulation |
| La veille | Les inscrits | Le rappel court, avec l’heure et l’adresse |
La distinction entre les deux publics est ce qui fait toute la différence. Renvoyer une relance d’inscription à quelqu’un qui est déjà inscrit est la meilleure façon de passer pour désorganisé, et cela arrive dès qu’on envoie tout à une liste unique.
Séparez les non-répondants des inscrits, toujours
Il y a trois groupes, et ils n’attendent pas la même chose. Ceux qui n’ont pas répondu ont besoin d’une raison de trancher. Ceux qui sont inscrits ont besoin de ne pas oublier. Ceux qui ont décliné ont besoin qu’on leur fiche la paix jusqu’au prochain événement.
- Aux non-répondants, donnez une échéance : « les inscriptions ferment jeudi » agit, « n’hésitez pas à vous inscrire » n’agit pas.
- Aux inscrits, ne redemandez jamais de s’inscrire. Confirmez-leur qu’ils le sont, et donnez-leur du pratique.
- À ceux qui ont décliné, envoyez seulement le message d’après-événement, avec la date de la prochaine fois.
Ce qui fait basculer une relance dans le harcèlement
- Plus de quatre messages pour un même événement, sauf pour une inscription payante avec échéance de paiement.
- Deux messages à moins de quarante-huit heures d’intervalle, sauf la veille et le jour même pour un événement du soir.
- Une relance qui ne dit rien de neuf et se contente de répéter.
- Une relance envoyée à quelqu’un qui a explicitement dit non.
- Une relance qui met en copie visible toute la liste, ce qui transforme un rappel en mise en demeure publique.
Écrivez les relances en même temps que l’invitation
La semaine qui précède un événement est celle où l’on a le moins de temps, et c’est exactement celle où les relances doivent partir. Les rédiger à l’avance, au moment où l’on écrit l’invitation, est le seul moyen de s’assurer qu’elles partiront.
Une fois écrites, elles se programment ou s’automatisent. Un rappel qui part tout seul la veille n’est pas un confort, c’est ce qui fait que la salle est pleine le jour où vous êtes occupé à installer les chaises.
Les effets de ces rappels sur la présence réelle sont détaillés dans comment réduire les absences de dernière minute.
Le ton juste, en trois règles
- Écrivez à une personne, pas à une liste. « Vous » au singulier change la lecture, même quand le message part à trois cents adresses.
- Ne vous excusez pas de relancer. « Désolé de revenir vers vous » signale que vous pensez déranger, et le lecteur vous croit.
- Terminez par une action, une seule, et laissez-la seule sur sa ligne.
Un dernier point qui compte plus que le ton : la longueur. Une relance dépasse rarement cinq lignes utiles. Au-delà, elle est parcourue en diagonale, et l’information importante, qui est presque toujours la date, se perd au milieu.