Le rétroplanning d’un événement, semaine par semaine

Un rétroplanning se lit à l’envers, et c’est tout son intérêt

On ne part pas d’aujourd’hui pour aller vers l’événement, on part de l’événement pour remonter jusqu’à aujourd’hui. La différence n’est pas cosmétique : elle fait apparaître immédiatement les tâches qui auraient dû commencer la semaine dernière, alors qu’un planning lu à l’endroit les laisse croire qu’il reste du temps.

Huit semaines conviennent à un événement de cinquante à trois cents personnes. En dessous de cinquante personnes, quatre semaines suffisent, et le déroulé ci-dessous se comprime proportionnellement.

Les trois jalons dont dépend tout le reste

La plupart des tâches d’un rétroplanning peuvent glisser de quelques jours sans conséquence. Trois ne le peuvent pas, parce que tout le reste en dépend. Si vous ne suivez que trois dates, suivez celles-là.

• La date, qui bloque le lieu. Tant qu’elle bouge, rien ne peut être réservé ni annoncé.
• L’ouverture des inscriptions, qui commande le remplissage. Chaque jour de retard est un jour de moins pour relancer.
• La consolidation de l’effectif, qui commande les commandes. Elle se place à la veille, et elle ne se décale pas.

Semaines huit et sept : le cadre

• Écrire en une phrase ce que l’événement doit produire, et pour qui.
• Arrêter le format et la durée, en fonction de cette phrase et non de l’habitude.
• Estimer le nombre de participants, et en déduire la jauge à réserver.
• Poser le budget par personne, avec sa part fixe et sa part variable.
• Visiter et réserver le lieu, avec un écrit qui mentionne l’heure d’accès pour l’installation.
• Désigner qui décide le jour même, et le dire.

Semaines six et cinq : le contenu et l’ouverture

• Confirmer les intervenants par écrit, avec l’horaire, la durée et le sujet exact.
• Écrire la page de l’événement : titre, date, lieu, programme, ce qu’il faut apporter, comment venir.
• Ouvrir les inscriptions et envoyer l’invitation.
• Préparer, dans la foulée, les textes des relances et du rappel de la veille. C’est le moment où l’on a le temps, et ce sera le seul.
• Demander les devis de restauration et de matériel, sans commander encore.

La rédaction de l’invitation elle-même est traitée dans comment écrire une invitation à laquelle on répond.

Semaines quatre et trois : le remplissage

• Relancer ceux qui n’ont pas répondu, avec une échéance annoncée.
• Figer le programme et le publier sur la page. Un programme complet fait s’inscrire ceux qui hésitaient.
• Commander la restauration sur une estimation basse, ajustable jusqu’à la veille.
• Préparer la signalétique, les badges, les documents.
• Repérer la solution de repli à cinq minutes à pied, pour le jour où le traiteur fera défaut.

Semaines deux et une : la logistique

• Envoyer aux inscrits les précisions pratiques, accès, horaires, moyen d’annuler.
• Écrire la feuille de route d’une page : horaires, rôles, numéros, décisions prévues.
• Confirmer par téléphone chaque prestataire, un par un. C’est le geste le plus rentable de toute l’organisation.
• Tester le matériel sur place, avec les câbles et l’ordinateur qui serviront.
• Constituer l’équipe d’accueil et lui expliquer quoi faire quand quelqu’un n’est pas sur la liste.

La veille, le jour, le lendemain

• La veille : consolider l’effectif, ajuster les commandes, envoyer le rappel, rassembler le matériel, imprimer la liste d’émargement en trois exemplaires.
• Le jour : ouvrir l’accueil quinze minutes avant l’heure, pointer à l’entrée, tenir les horaires, et laisser quelqu’un d’autre gérer le matériel.
• Le lendemain : écrire aux présents et aux absents, relever le taux de présence et le coût par personne présente, noter les trois choses à refaire autrement.

Ces trois notes du lendemain sont ce qui transforme un rétroplanning générique en votre rétroplanning. Au troisième événement, il ne ressemblera plus à celui-ci, et il vaudra beaucoup mieux.