Comment organiser un afterwork où les gens restent

Un afterwork se joue sur la première demi-heure

Un afterwork n’échoue presque jamais à cause du lieu ou des boissons. Il échoue parce que les vingt premières minutes se passent en petits groupes déjà constitués, dos tourné, et que ceux qui arrivent seuls repartent avant d’avoir parlé à quelqu’un. Tout le reste de l’organisation sert à éviter ce moment.

La conséquence pratique est qu’il faut quelqu’un dont c’est le rôle d’accueillir, de servir le premier verre et de présenter deux personnes l’une à l’autre. Ce n’est pas un rôle symbolique. Sans lui, un afterwork de cinquante personnes se vide en une heure.

L’heure compte plus que le jour

Annoncer dix-huit heures trente signifie que les premiers arrivent à dix-huit heures quarante-cinq et le gros à dix-neuf heures quinze. Prévoyez donc que rien d’important ne se passe avant dix-neuf heures, et surtout n’attendez pas tout le monde pour commencer à servir : une salle où l’on attend est une salle où l’on s’ennuie.

• Le mardi et le jeudi remplissent mieux que le lundi, où les gens rattrapent, et que le vendredi, où ils ont déjà quelque chose.
• Annoncez une heure de fin. Vingt-et-une heures est une promesse tenable, qui rassure ceux qui ont un train ou des enfants.
• Si l’afterwork suit une réunion, laissez trente minutes entre les deux : enchaîner directement fait rester ceux qui étaient déjà là et n’attire personne d’autre.

Le lieu doit permettre de circuler, pas de s’asseoir

Un afterwork avec des tables et des chaises se transforme en dîner : les groupes se figent et ne bougent plus. Un afterwork debout, avec quelques mange-debout et un point de boisson au centre plutôt que dans un coin, fait circuler les gens sans qu’on ait à le leur demander.

• Vérifiez le niveau sonore. Un lieu où il faut crier pour se parler vide en quarante minutes.
• Placez le bar ou la table de boissons au milieu, pas contre un mur : on y revient plusieurs fois, et chaque passage est une occasion de croiser quelqu’un.
• Prévoyez un vestiaire ou au moins un coin où poser les manteaux. Les gens qui gardent leur manteau partent plus tôt, c’est mécanique.
• Assurez-vous qu’on trouve l’entrée sans appeler. Une porte d’immeuble sans indication fait renoncer ceux qui hésitaient déjà.

Le bon nombre est plus petit qu’on ne croit

En dessous de quinze personnes, la conversation reste unique et personne ne se sent obligé de circuler, ce qui fonctionne très bien. Entre quinze et quarante, les groupes se forment et se recomposent, c’est le format idéal. Au-delà de soixante-dix, il faut structurer, sinon l’afterwork devient une soirée où l’on ne rencontre personne de nouveau.

Prévoyez de quoi manger, même un peu

Un afterwork sans nourriture est un afterwork court. Les gens qui sortent du travail ont faim, et ils partent dîner. Quelque chose à grignoter, même modeste, allonge la durée moyenne de présence d’une bonne heure, ce qui est exactement ce que vous cherchez.

Comptez six à huit bouchées par personne pour deux heures, et prévoyez au moins une option sans viande et une sans alcool qui ne soit pas seulement de l’eau. Ce dernier point coûte trois euros et change l’expérience d’une personne sur cinq.

Invitez comme pour un événement, pas comme pour un verre

Un message dans une conversation de groupe se perd en deux heures. Une page avec la date, l’adresse, l’heure de fin et un bouton pour dire oui donne un nombre, et ce nombre permet de commander. C’est la seule différence entre un afterwork qu’on subit et un afterwork qu’on organise.

Envoyez l’invitation dix jours avant et relancez la veille au matin. La relance de la veille est celle qui compte : un afterwork se décide le jour même dans la tête de la moitié des gens, et le rappel arrive juste au moment où ils décident.

Les trois erreurs qui reviennent

• Attendre que tout le monde soit là pour commencer. Ceux qui sont arrivés à l’heure s’ennuient et donnent le ton.
• Faire un discours de dix minutes. Deux minutes suffisent, et elles se placent quand la salle est pleine, pas à l’ouverture.
• Ne pas annoncer la fin. Un afterwork qui s’éteint doucement laisse un souvenir mou ; un afterwork qui se termine sur une phrase laisse envie de revenir.

Si vous en organisez régulièrement, gardez la même heure et le même jour de la semaine. L’habitude fait plus pour le remplissage que n’importe quelle invitation, parce que les gens finissent par garder le créneau sans qu’on le leur demande.