Comment organiser un concert ou une scène ouverte

La jauge n’est pas un choix, c’est une donnée

Pour un concert, la capacité de la salle est une limite réglementaire et non une estimation confortable. Elle dépend du lieu, du type d’établissement et de sa configuration, et c’est l’exploitant qui la connaît. Demandez-la par écrit, avec le document qui l’atteste, avant de mettre une seule place en vente.

Vendre plus de places que la salle n’en tient est le seul problème d’organisation qui se termine devant la porte, avec des gens qui ont payé et qui n’entreront pas. Fixez la mise en vente sous la capacité, pour garder une marge aux invités, aux techniciens et aux accompagnants des artistes.

Le son se prépare avec ceux qui jouent, pas après

La fiche technique est le document qui évite la soirée ratée. Demandez-la à chaque groupe dès la confirmation, et transmettez-la au lieu. Un groupe qui arrive avec une batterie complète dans une salle qui n’a pas de retours, c’est deux heures de bricolage devant un public qui attend.

• Le nombre de musiciens, leurs instruments, et ce qu’ils apportent eux-mêmes.
• Ce qu’il faut sonoriser, et le nombre de retours souhaités.
• Le temps de balance nécessaire, qui est presque toujours sous-estimé.
• L’ordre de passage, quand il y a plusieurs groupes, et qui prête quoi à qui.

Prévoyez les balances largement avant l’ouverture des portes, et tenez cet horaire. Faire entrer le public pendant les balances est la façon la plus sûre de commencer la soirée avec une heure de retard.

Les horaires se calent sur la fin, pas sur le début

Presque tous les lieux ont une heure limite de bruit, et la dépasser coûte cher, parfois la possibilité de revenir. Partez donc de cette heure et remontez : fin du dernier morceau, changement de plateau, durée de chaque passage, et vous obtenez l’heure de début réelle.

• Comptez vingt à trente minutes de changement de plateau entre deux groupes, jamais dix.
• Annoncez l’heure des portes et l’heure du premier passage séparément : les gens arrivent à la seconde, pas à la première.
• Prévoyez qui annonce, et à quel moment. Une scène silencieuse entre deux groupes vide la salle plus vite qu’un mauvais concert.

La billetterie, en ligne et sur place

La prévente sert à deux choses, et la première n’est pas l’argent : elle vous dit combien de personnes viendront, donc combien de barmans prévoir et si la soirée s’équilibre. La seconde est qu’une place achetée à l’avance est une place occupée, alors qu’une intention de venir n’en est pas une.

• Ouvrez la prévente trois à quatre semaines avant, pas davantage.
• Gardez une part de places pour le soir même : les concerts se décident souvent le jour même, et une soirée complète en prévente se prive de ce public.
• Prévoyez un moyen de contrôle rapide à l’entrée. Sur deux cents personnes, la différence entre un code à scanner et une liste papier se compte en dizaines de minutes de file, comme le détaille l’émargement et le contrôle des entrées.
• Affichez le prix à l’entrée, en clair, y compris la gratuité éventuelle pour certains publics.

Le budget d’un concert tient en cinq lignes

Calculez le seuil d’équilibre avant de fixer le prix du billet, et non l’inverse. La méthode est détaillée dans comment construire le budget d’un événement.

Le soir même, une personne par poste

Un concert a quatre postes qui ne se cumulent pas : l’entrée, le bar, la scène, et la personne qui décide. Les tenir seul est possible pour trente personnes, impossible au-delà, et c’est toujours l’entrée qui lâche en premier.

Désignez avant la soirée qui tranche sur place, y compris quand la décision coûte de l’argent ou fâche quelqu’un : prolonger de dix minutes, refuser une entrée, couper le son. Une décision prise à trois devant un public qui attend n’est pas une décision.