Émargement et contrôle des entrées : comment savoir qui est venu
Liste papier, tableur, code à scanner : les trois méthodes de pointage, ce qu’elles coûtent en temps, et comment ne pas perdre l’information le soir même.
Pointer sert à trois choses, et une seule est évidente
La raison évidente est le contrôle : vérifier que celui qui entre était attendu. C’est la moins importante pour la plupart des événements, où personne n’essaie de tricher pour assister à une assemblée générale.
- Savoir combien de personnes sont réellement présentes, ce qui conditionne la sécurité et le service.
- Pouvoir écrire ensuite aux présents et aux absents, qui n’ont pas le même message à recevoir.
- Connaître votre taux de présence réel, le seul chiffre qui vous permettra de commander juste la fois d’après.
Pour une assemblée générale d’association, s’ajoute une raison de forme : la liste d’émargement est la pièce qui prouve le quorum, et elle se conserve avec le procès-verbal.
Les trois méthodes, et ce qu’elles coûtent
| Méthode | Temps par personne | Ce qui la rend pénible |
|---|---|---|
| Liste papier cochée | Vingt à trente secondes | La recherche du nom, et la relecture de l’écriture le soir |
| Tableur sur un ordinateur | Quinze à vingt secondes | Une seule personne peut pointer à la fois |
| Code à scanner | Trois à cinq secondes | Il faut que le participant retrouve son code |
| Signature manuscrite | Trente à quarante secondes | Indispensable quand la signature est exigée, lent sinon |
Le choix dépend moins de vos moyens que de votre effectif. En dessous de trente personnes, une liste papier est parfaitement adaptée et plus rapide à mettre en place. Au-delà de cent, elle produit une file d’attente qu’aucune bonne volonté ne rattrape.
La liste papier, si vous la choisissez, se prépare bien
- Triez par nom de famille, jamais par ordre d’inscription. C’est l’erreur qui coûte le plus de temps.
- Écrivez en gros et espacez les lignes : on coche debout, parfois dans la pénombre.
- Prévoyez une colonne pour les accompagnants non annoncés et une pour les inscriptions sur place.
- Numérotez les pages et gardez-les ensemble. Une page perdue, ce sont vingt personnes disparues.
- Photographiez la liste avant de quitter la salle.
Le code à scanner change l’échelle, pas la méthode
Un code envoyé à l’inscription et présenté à l’entrée fait passer le temps de pointage sous les cinq secondes, et supprime l’erreur de saisie. Sur deux cents personnes, l’écart avec une liste papier se compte en dizaines de minutes de file.
Prévoyez toutefois le cas de celui qui n’a pas son code, qui se présente à chaque événement. Une recherche par nom doit rester possible, et la personne à l’accueil doit savoir l’utiliser sans réfléchir. Un dispositif qui n’a pas de porte de secours bloque la file au premier imprévu.
Les erreurs qui faussent le chiffre
- Pointer à la sortie plutôt qu’à l’entrée : les gens partent par vagues et beaucoup ne repassent pas devant la table.
- Laisser entrer sans pointer les retardataires, qui sont souvent les plus nombreux.
- Ne pas compter les accompagnants, ce qui fausse à la fois la sécurité et les commandes.
- Compter les organisateurs et les intervenants avec les participants, ce qui gonfle le taux de présence.
- Oublier de noter les inscriptions sur place, qui n’apparaissent alors ni dans les inscrits ni dans les présents.
Ce que vous en faites ensuite
Le lendemain, deux messages partent, et ils ne se ressemblent pas. Aux présents, un remerciement avec ce qui a été partagé et la date de la prochaine fois. Aux absents, un message sans reproche, avec ce qu’ils ont manqué et la même date.
Calculez le taux de présence, présents divisés par inscrits, et notez-le à côté de ceux des événements précédents. C’est une ligne dans un tableur, et c’est ce qui fait qu’au cinquième événement vous commanderez le bon nombre de repas sans y penser.
Les leviers qui font monter ce taux sont détaillés dans comment réduire les absences de dernière minute.