Ce qu’il faut préparer la veille d’un événement

La veille sert à supprimer les décisions du jour même

Le matin d’un événement, vous serez interrompu toutes les deux minutes. Ce n’est pas le moment de décider où poser la table d’accueil, de chercher une rallonge ou de vous demander combien de chaises installer. Tout ce qui peut être décidé la veille doit l’être, et surtout écrit, parce que vous ne vous en souviendrez pas.

La veille n’est pas là pour tout finir, elle est là pour qu’il ne reste que de l’exécution. Si vous découvrez un problème la veille, vous avez encore une nuit pour le résoudre. Si vous le découvrez le matin, vous avez une heure.

Consolidez l’effectif et ajustez les commandes

C’est la tâche la plus importante de la veille, parce qu’elle engage de l’argent. Relevez le nombre d’inscrits, retirez les annulations, appliquez votre taux de présence habituel, et comparez à ce que vous avez commandé.

• Appelez le traiteur si l’écart dépasse dix pour cent : la plupart acceptent un ajustement jusqu’à la veille au soir.
• Comptez les chaises et les tables en fonction du chiffre consolidé, pas de la jauge théorique.
• Si vous avez une liste d’attente, c’est le moment de la faire jouer : une place libérée la veille se remplit encore.
• Notez le chiffre quelque part. Vous le comparerez au nombre réel de présents, et c’est ce qui vous rendra plus juste la fois suivante.

Le rappel aux inscrits part la veille

Envoyé la veille en fin d’après-midi, il arrive au moment où les gens organisent leur lendemain. Envoyé le matin même, il arrive trop tard pour celui qui avait prévu autre chose, et il est lu en diagonale.

Le message tient en quatre lignes : l’heure, l’adresse complète, ce qu’il faut apporter s’il y a quelque chose, et un moyen de prévenir en cas d’empêchement. Rien d’autre. C’est le message que les gens rouvriront demain devant la porte pour vérifier le numéro de la rue.

Le matériel se teste, il ne se vérifie pas de tête

Se dire que le vidéoprojecteur marchait la dernière fois n’est pas une vérification. Allez sur place si vous le pouvez, branchez, allumez, et faites passer réellement ce que vous devez faire passer, avec le câble et l’ordinateur que vous utiliserez.

• Le son, à volume réel, dans une salle vide et puis en imaginant qu’elle sera pleine, ce qui absorbe beaucoup.
• L’image, avec l’adaptateur qui va sur votre ordinateur et pas sur un autre.
• Le réseau, en vous connectant vraiment, y compris avec le mot de passe que vous donnerez aux participants.
• L’éclairage, dans la configuration du soir et non celle de l’après-midi.
• Les rallonges et les multiprises, comptées et posées où elles serviront.

Prévoyez un plan de secours pour les deux éléments dont dépend l’événement. Si la présentation ne peut pas s’afficher, que faites-vous ? La réponse peut être « on la raconte sans slides », et elle est parfaitement acceptable, à condition d’y avoir pensé avant.

Écrivez une feuille de route d’une page

Une page, pas trois. Elle est là pour que quelqu’un d’autre que vous puisse répondre à une question pendant que vous êtes occupé ailleurs, et pour que vous n’ayez pas à vous souvenir de tout.

• Les horaires, depuis l’heure d’ouverture des portes jusqu’au départ du dernier prestataire.
• Qui fait quoi, nom par nom, y compris pour l’accueil et le rangement.
• Les numéros de téléphone du lieu, du traiteur, des intervenants.
• Ce qu’il faut faire si un intervenant n’arrive pas, et qui décide.
• Le code de l’entrée, l’emplacement du tableau électrique, le nom du gardien.

Imprimez-la en trois exemplaires. Un écran qui s’éteint ou un téléphone déchargé au mauvais moment est un classique, et le papier ne tombe jamais en panne.

Rassemblez tout ce qui doit partir avec vous

Faites un tas, la veille au soir, et n’y touchez plus. Les objets oubliés le sont toujours parce qu’ils étaient rangés à leur place habituelle et qu’on comptait les prendre le matin.

• La liste d’émargement imprimée, et pas seulement disponible sur un téléphone.
• Les badges triés, la signalétique, le ruban adhésif, les ciseaux.
• Les chargeurs, les piles, les rallonges.
• Une trousse de premiers secours, et le numéro du responsable du lieu.
• De quoi écrire, et de quoi afficher une information de dernière minute.

Dormez, et ne rajoutez rien

La tentation, la veille au soir, est d’améliorer encore quelque chose. C’est presque toujours une mauvaise idée : une modification de dernière minute n’est testée par personne, et c’est elle qui tombera en panne.

S’il reste une chose que vous n’avez pas eu le temps de faire, demandez-vous si quelqu’un la remarquera. Dans neuf cas sur dix, la réponse est non, et la seule chose que les participants remarqueront est que vous étiez disponible pour leur parler.