Quelle application pour gérer ses invités : ce qu’il faut regarder

Gérer des invités, c’est six gestes et pas un logiciel

Avant de comparer des applications, listez ce que vous faites réellement. La plupart des organisateurs n’ont besoin que de quatre de ces six gestes, et l’outil qui fait les six coûte plus cher et demande plus de temps à prendre en main.

• Tenir la liste, sans doublon et sans recopie.
• Recueillir les réponses, oui, non, peut-être, au même endroit.
• Relancer ceux qui n’ont pas répondu, sans écrire à ceux qui ont répondu.
• Rappeler la veille à ceux qui viennent.
• Pointer les présents à l’entrée.
• Retrouver ces gens à l’événement suivant.

Le quatrième et le cinquième sont ceux qui changent le plus les chiffres, et ce sont ceux que les outils réservent le plus souvent à leurs offres payantes. Le sixième relève d’une base de contacts : voir CRM événementiel, à quoi ça sert.

Les questions qui départagent

Six questions suffisent à éliminer les trois quarts des candidats, et elles se vérifient toutes en dix minutes sur le site de l’éditeur.

Une seule liste, jamais deux

Le problème d’une liste d’invités n’est presque jamais sa taille : c’est que la même information existe à trois endroits, dans un tableur, dans une boîte de réception et dans la tête de quelqu’un, et que les trois divergent en une semaine.

Le meilleur outil est donc celui qui supprime le plus de recopies, pas celui qui a le plus de fonctions. Si les réponses arrivent directement dans la liste, si le pointage du jour même y retourne, et si les messages partent depuis cette liste, vous n’avez plus qu’une source, et elle est juste.

Le test est simple : si quelqu’un vous demande maintenant combien de personnes viennent, pouvez-vous répondre en dix secondes sans recouper deux sources ?

Ce que le tableur fait encore très bien

En dessous de trente invités, avec un seul organisateur et un seul canal de réponse, un tableur partagé tient parfaitement et ne coûte rien. Il se dégrade sur trois seuils précis, et c’est à ces seuils qu’il faut regarder ailleurs.

• Deux personnes le modifient, et on ne sait plus quelle version est la bonne.
• Les réponses arrivent par message, par téléphone et par courriel, et il faut recopier.
• Il faut écrire à tout le monde, et un envoi en copie cachée depuis une boîte personnelle finit en courrier indésirable.

Le troisième seuil est celui qu’on sous-estime. Envoyer cinquante courriels depuis une adresse personnelle abîme la réputation de cette adresse, et le prochain message important n’arrivera pas non plus.

Le cas particulier du mariage

Un mariage demande plus qu’un événement ordinaire : les régimes alimentaires, les enfants et leur âge, la présence au vin d’honneur seulement, l’hébergement, et le plan de table. Les outils généralistes s’y adaptent mal, et les outils spécialisés font souvent bien ce travail-là.

La méthode, quel que soit l’outil, est détaillée dans gestion des invités d’un mariage : la liste, les réponses, les tables.

Ce que Hopop fait sur ce terrain

Hopop recueille les inscriptions sans que vos invités aient à créer un compte ni à installer quoi que ce soit, envoie les rappels automatiquement avant l’événement, et garde la trace des présents. Il ne fait pas de plan de table et ne vend pas de billets.

Il est en bêta et ouvre progressivement, ce qui veut dire qu’il n’est pas la réponse pour un événement la semaine prochaine avec un outil éprouvé depuis dix ans. Le dire est plus utile que de prétendre le contraire. Si le format vous intéresse, devenez bêta testeur.

Les critères plus généraux, au-delà de la gestion des invités, sont dans quelle application pour organiser un événement.