Quelle application pour organiser un événement : les sept questions à se poser

Commencez par la question que les comparatifs ne posent pas

Avant de comparer des outils, il faut savoir lequel de ces trois problèmes est le vôtre, parce que trois familles de logiciels différentes y répondent et qu’elles ne se remplacent pas.

La confusion la plus coûteuse est de prendre une billetterie pour un événement gratuit. Ces outils sont bâtis autour du paiement : leur modèle économique, leur parcours d’inscription et leur interface supposent une transaction. Utilisés sans, ils demandent plus de travail qu’ils n’en épargnent.

Les sept critères qui décident vraiment

• Vos invités doivent-ils créer un compte pour s’inscrire ? Chaque étape ajoutée fait perdre une partie des inscriptions, et c’est la plus coûteuse.
• Faut-il installer une application ? La réponse honnête pour un événement ponctuel est non, et un outil qui l’impose coûte des présences.
• Les rappels partent-ils tout seuls ? C’est la mesure qui améliore le plus la présence réelle, et la première qu’on n’a pas le temps de faire à la main.
• Qui possède les adresses de vos inscrits ? Pouvez-vous les exporter, et sous quelle forme ?
• Que se passe-t-il si vous arrêtez de payer ? Vos pages restent-elles en ligne, vos données récupérables ?
• Le prix dépend-il du nombre d’inscrits, du nombre d’événements, ou est-il fixe ?
• Combien de temps pour créer un premier événement ? Si la démonstration dure une heure, l’outil n’est pas pour vous.

Les pièges de tarification

Les grilles tarifaires de ce secteur se ressemblent et se lisent mal. Trois mécanismes expliquent la plupart des mauvaises surprises, et ils se vérifient tous en cinq minutes sur la page des tarifs.

• La commission par billet. Annoncée en pourcentage, elle s’ajoute souvent à une part fixe par billet, ce qui pèse lourd sur les petits prix.
• Le palier au nombre d’inscrits. L’offre paraît bon marché jusqu’au jour où un événement marche mieux que prévu.
• Les fonctions réservées à l’offre supérieure. Les rappels automatiques et l’export des contacts sont fréquemment de celles-là, et ce sont précisément les deux qui servent.

Un conseil qui coûte peu : simulez votre événement le plus gros de l’année, pas votre événement moyen. C’est celui-là qui décidera de votre facture, et c’est celui qu’on oublie de simuler.

Gratuit ne veut pas dire sans contrepartie

Un outil gratuit se finance d’une façon ou d’une autre, et il vaut mieux savoir laquelle avant de s’engager. Les contreparties les plus courantes sont la commission sur les billets, la publicité affichée à vos invités, la revente ou l’exploitation des données, et la limitation qui se déclenche au moment où l’outil commence à vous être utile.

Aucune de ces contreparties n’est illégitime, et certaines sont parfaitement acceptables selon ce que vous organisez. Ce qui ne l’est pas, c’est de les découvrir après avoir construit son année dessus. Le détail est dans les outils gratuits pour organiser un événement.

Quand un tableur suffit encore

Il n’y a aucune honte à ne pas prendre d’outil. En dessous de trente invités, avec un seul organisateur et un seul canal de réponse, un tableur partagé tient parfaitement, et il est gratuit pour de vrai.

Il se dégrade sur trois seuils précis, et c’est à ces seuils qu’il faut regarder ailleurs : quand deux personnes le modifient en même temps, quand les réponses arrivent par trois canaux différents et qu’il faut recopier, et quand il faut envoyer un message à tout le monde. La recopie est l’endroit exact où les listes deviennent fausses.

Où se situe Hopop, honnêtement

Hopop est un outil d’inscription et de page d’événement, pas une billetterie : nous ne vendons pas de billets et n’encaissons pas de paiement. Les invités s’inscrivent sans créer de compte et sans rien installer, et les rappels partent automatiquement avant l’événement.

Il est en bêta, ouvert progressivement. Ce n’est donc pas la réponse pour qui doit organiser quelque chose la semaine prochaine avec un outil éprouvé depuis dix ans, et le dire est plus utile que de prétendre le contraire. Si le format vous parle, devenez bêta testeur ; nous ouvrons par vagues.

Pour situer l’approche par rapport aux outils installés, les comparaisons existent : face à Eventbrite, face à Luma et face à Billetweb.