Comment organiser une conférence, de l’intervenant à la salle pleine

Le sujet avant l’intervenant

L’ordre habituel est l’inverse : on connaît quelqu’un d’intéressant, on lui demande de venir parler, et on cherche ensuite qui pourrait vouloir l’écouter. C’est ce qui produit les salles à moitié vides devant de bons intervenants.

Partez de la question que se posent les gens que vous voulez réunir, formulez-la en une phrase, et cherchez alors qui sait y répondre. Cette phrase servira ensuite de titre, d’argument d’invitation et de fil pour l’intervenant, ce qui règle trois problèmes d’un coup.

Briefer l’intervenant, par écrit

La plupart des conférences décevantes le sont parce que l’intervenant a fait son intervention habituelle devant un public qui en attendait une autre. Ce n’est pas sa faute : personne ne lui a dit.

• Qui sera dans la salle, en nombre et en profil, et ce que ces gens savent déjà.
• La question précise à laquelle vous lui demandez de répondre.
• La durée exacte de l’intervention, et celle des questions, séparément.
• Ce qui est disponible sur place : écran, micro, tableau, et ce qu’il doit apporter.
• L’heure d’arrivée souhaitée, qui n’est pas l’heure de début.
• Si l’intervention est enregistrée, et ce que vous en ferez.

Envoyez ce brief dès la confirmation, pas la veille. Et rappelez la durée à voix haute avant de commencer : un intervenant qui déborde de vingt minutes supprime les questions, qui sont souvent le meilleur moment.

Calibrer la salle plus petit que l’ambition

Quarante personnes dans une salle de cinquante font une conférence réussie. Les mêmes quarante dans une salle de cent cinquante font une conférence ratée, et l’intervenant le sent dès les premières minutes.

• Prenez la salle qui correspond à votre estimation basse, pas à votre espoir.
• Retirez les chaises en trop avant l’ouverture, plutôt qu’après.
• Remplissez par l’avant : bloquez les derniers rangs, quitte à les rouvrir.
• Vérifiez qu’on entend depuis le fond, en conditions réelles, salle pleine et vide.
• Prévoyez un micro qui circule pour les questions, sinon elles seront inaudibles pour tout le monde.

Le déroulé, et les horaires qui tiennent

• Accueil quinze minutes avant l’heure annoncée, avec quelqu’un à la porte.
• Une présentation de l’intervenant en une minute, pas cinq : le public est venu pour lui, pas pour sa biographie.
• L’intervention, quarante-cinq minutes au maximum. Au-delà, l’attention tombe et les questions en pâtissent.
• Les questions, vingt à trente minutes, avec un micro et quelqu’un qui les distribue.
• Une clôture nette, qui annonce la suite : la prochaine date, ou le verre qui suit.
• Un temps informel après, court mais réel, où les gens se parlent.

Sur les questions, prévoyez la première vous-même. Le silence des trente premières secondes décourage le public, et une question posée par un complice débloque toujours la salle.

Remplir quand on n’a pas d’audience

Une conférence se remplit rarement par une annonce. Elle se remplit par l’audience de l’intervenant, par celle du lieu, et par des messages personnels, dans cet ordre d’efficacité.

• Demandez à l’intervenant de relayer, et donnez-lui un texte tout prêt et une image. La plupart le feront s’ils n’ont rien à écrire.
• Passez par un lieu qui a déjà des habitués : bibliothèque, tiers-lieu, café associatif.
• Prévenez les associations et les groupes dont les membres sont concernés, en écrivant à la personne qui les anime.
• Déposez l’annonce dans les agendas locaux, qui sont gratuits et que personne ne remplit.
• Écrivez individuellement à trente personnes. C’est ce qui remplit réellement les trois premiers rangs.

Le détail des canaux et de leur ordre d’activation est dans comment faire connaître son événement.

Ce qui reste après

Une conférence produit deux choses réutilisables, et la plupart des organisateurs n’en gardent aucune. La première est l’enregistrement, même sommaire : un téléphone sur pied avec un micro correct suffit, à condition d’avoir demandé l’accord de l’intervenant et prévenu le public.

La seconde est la liste des présents, qui est votre audience pour la prochaine fois. Elle ne se constitue qu’à l’entrée, le jour même : si personne ne pointe, elle est perdue. Voir émargement et contrôle des entrées.

Écrivez enfin aux absents comme aux présents, avec l’enregistrement s’il existe et la date suivante. Ceux qui n’ont pas pu venir une fois viennent souvent la suivante.