Comment organiser l’assemblée générale d’une association

Commencez par relire vos statuts

Aucun conseil général ne remplace la lecture de vos propres statuts. Ce sont eux qui fixent le délai de convocation, le quorum, le nombre de pouvoirs qu’un membre peut détenir et la majorité requise selon les décisions. Deux associations voisines n’ont presque jamais les mêmes règles, et c’est toujours le point qu’on découvre la veille.

Certaines associations ont un règlement intérieur qui complète les statuts. Relisez-le aussi : c’est souvent lui qui traite du vote à distance et du vote électronique.

L’ordre du jour se ferme avant la convocation

L’ordre du jour ne se complète pas en séance. Une décision prise sur un point non inscrit peut être contestée, et il suffit d’un membre mécontent pour que la question se pose. Écrivez-le, faites-le valider par le bureau, et joignez-le à la convocation.

• Le rapport moral, présenté par la présidence.
• Le rapport d’activité de l’année écoulée.
• Le rapport financier, avec les comptes de l’exercice.
• Le vote sur le quitus, s’il est prévu par vos statuts.
• Le budget prévisionnel et, le cas échéant, le montant de la cotisation.
• Le renouvellement des instances, si des mandats arrivent à échéance.
• Les questions diverses, qui ne donnent jamais lieu à un vote.

Prévoyez que chaque rapport soit lisible avant la séance. Une assemblée où l’on découvre les comptes en les entendant lire est une assemblée où personne ne pose de question, ce qui n’est pas la même chose qu’une assemblée où tout le monde est d’accord.

La convocation, et la preuve qu’elle est partie

Respectez le délai de vos statuts, qui est souvent de quinze jours, et gardez la trace de l’envoi. Cette trace est la première chose qu’on vous demandera si une décision est contestée, et un message envoyé depuis une boîte personnelle ne prouve pas grand-chose six mois plus tard.

La convocation contient la date, l’heure, le lieu, l’ordre du jour et le formulaire de pouvoir. Ajoutez-y l’heure de fin prévue : c’est un détail, et il augmente nettement le nombre de personnes qui viennent.

Une page d’événement en ligne, dont le lien figure dans la convocation, règle deux problèmes à la fois : elle donne l’adresse et le plan à ceux qui ne connaissent pas le lieu, et elle vous donne la liste de ceux qui ont annoncé leur venue, ce qui permet de savoir la veille si le quorum est atteignable.

Les pouvoirs se comptent avant, pas pendant

Le quorum se calcule sur les présents et les représentés. Si vous découvrez à l’ouverture que vous ne l’atteignez pas, la séance ne peut pas se tenir, et il faut convoquer à nouveau, ce qui coûte un mois et beaucoup de bonne volonté.

• Fixez une date limite de retour des pouvoirs, deux jours avant la séance.
• Comptez-les à cette date. Si le quorum n’est pas atteignable, relancez immédiatement les absents en leur proposant le pouvoir plutôt que la présence.
• Vérifiez le plafond de pouvoirs par personne, prévu par vos statuts. Un pouvoir au-delà du plafond est nul, et il vaut mieux le refuser à l’avance que l’écarter en séance.
• Préparez la liste d’émargement avec une colonne pour le pouvoir et le nom du mandant.

Le déroulé de la séance

Une assemblée générale d’association bien tenue dure entre une heure et deux heures. Au-delà, la salle se vide et les derniers votes se prennent à vingt personnes, ce qui est légal mais rarement souhaitable.

• L’émargement à l’entrée, avant l’heure annoncée, pour ne pas commencer en retard.
• L’ouverture, la vérification du quorum, et son annonce à voix haute.
• Les rapports, dans l’ordre de l’ordre du jour, avec un temps de question après chacun.
• Les votes, un par un, avec l’annonce du résultat avant de passer au suivant.
• Les questions diverses, sans vote.
• La clôture, avec l’annonce de la date du prochain conseil.

Désignez avant la séance qui préside, qui tient le décompte des voix et qui prend les notes du procès-verbal. Ces trois rôles ne se répartissent pas bien dans l’improvisation.

Le procès-verbal se rédige dans la foulée

Écrivez-le dans les jours qui suivent, pendant que les échanges sont frais. Un procès-verbal rédigé trois mois plus tard à partir de notes incomplètes est une source d’erreurs, et c’est le document qu’on vous demandera pour la banque, pour une subvention ou pour la préfecture.

• La date, l’heure, le lieu et la nature de l’assemblée.
• Le nombre de membres présents et représentés, et la constatation du quorum.
• L’ordre du jour tel qu’il a été traité.
• Le résultat chiffré de chaque vote, pour, contre et abstentions.
• La composition des instances après élection, s’il y en a eu une.
• La signature des personnes prévues par vos statuts.

Joignez la liste d’émargement au procès-verbal et conservez les pouvoirs. Ce sont les pièces qui prouvent que l’assemblée s’est tenue régulièrement.

Ce qu’il reste à faire après

Envoyez le procès-verbal à tous les membres, présents comme absents. C’est le moyen le plus simple de faire vivre l’association entre deux assemblées, et le taux de présence de l’année suivante en dépend plus qu’on ne l’imagine.

Si les instances ont changé, ou si les statuts ont été modifiés, les démarches de déclaration qui suivent dépendent de votre situation et des textes en vigueur. Vérifiez-les auprès de l’administration compétente plutôt que de vous fier à un modèle trouvé en ligne : les délais et les pièces demandées varient, et une déclaration tardive se rattrape mal.