La checklist d’organisation d’un événement, à cocher

Comment se servir de cette liste

Une liste à cocher ne sert pas à découvrir ce qu’il faut faire, elle sert à ne rien oublier pendant qu’on le fait. Elle se lit donc avant de commencer, puis se reprend à chaque jalon, et non d’une traite la veille.

Retirez ce qui ne vous concerne pas, et ajoutez ce qui manque au fur et à mesure de vos événements. Une liste générique est un point de départ ; une liste qui a servi trois fois vaut dix fois plus.

Le cadrage

• La phrase qui dit ce que l’événement doit produire, et pour qui.
• La date, arrêtée et non discutée.
• Le format et la durée, choisis en fonction de ce que les participants doivent faire.
• La jauge, décidée avant de réserver le lieu.
• Le budget, séparé en frais fixes et frais variables, avec une ligne d’imprévu.
• La personne qui décide le jour même, désignée et connue de tous.

Le lieu et les prestataires

• Le lieu visité, et pas seulement vu en photo.
• La capacité réelle une fois les tables installées, vérifiée.
• L’heure d’accès pour l’installation, écrite dans le contrat.
• L’heure limite de bruit et ce qu’un dépassement coûte.
• Le chemin depuis l’arrêt de transport le plus proche, parcouru une fois.
• Le point d’eau, les toilettes, le vestiaire, le tableau électrique repérés.
• Les devis demandés, comparés, et la commande passée sur une estimation basse.
• La solution de repli à cinq minutes à pied, identifiée.

L’invitation et le remplissage

• La page de l’événement en ligne, avec date, lieu, programme et bouton d’inscription.
• L’invitation envoyée, avec les cinq informations essentielles.
• La confirmation automatique d’inscription, testée en s’inscrivant soi-même.
• Les textes des relances écrits à l’avance, pendant qu’on a le temps.
• Le moyen d’annuler, simple et visible.
• La relance à une semaine, aux non-répondants seulement.
• Les précisions pratiques à trois jours, aux inscrits seulement.
• Le rappel de la veille, programmé.

La veille

• L’effectif consolidé et les commandes ajustées.
• Chaque prestataire confirmé par téléphone, un par un.
• Le matériel testé sur place, avec les câbles et l’ordinateur qui serviront.
• La feuille de route d’une page écrite, partagée et imprimée en trois exemplaires.
• La liste d’émargement imprimée, triée par nom de famille.
• Les badges imprimés, triés, posés à plat.
• Le matériel rassemblé en un seul tas, auquel on ne touche plus.
• La trousse de premiers secours et le numéro du responsable du lieu.

Le jour même

• L’accueil ouvert quinze minutes avant l’heure annoncée.
• Deux tables d’accueil, une pour les inscrits et une pour les inscriptions sur place.
• Le pointage fait à l’entrée, accompagnants compris.
• Une personne dont le rôle est d’orienter après le guichet.
• La signalétique posée : salle, toilettes, boissons.
• Les horaires tenus, en commençant à l’heure même si tout le monde n’est pas là.
• La règle écrite pour ceux qui ne sont pas sur la liste, posée sur la table d’accueil.
• Les photos prises pendant l’événement et non à la fin, quand la salle est vide.

Le lendemain

• Le pointage recopié, le soir même ou au plus tard le lendemain matin.
• Le message aux présents, avec la date de la prochaine fois.
• Le message aux absents, sans reproche, avec la même date.
• Le taux de présence relevé et noté à côté de ceux des fois précédentes.
• Le coût réel par personne présente, calculé.
• Les factures réglées et le budget réalisé complété.
• Le matériel rendu, la caution récupérée.
• Les trois choses à refaire autrement, écrites pendant qu’elles sont fraîches.